جلسات کاری با حضور هشت نفر، پربارتر برگزار می شود

همیشه برگزاری جلسات کاری با مشکلات عدیده‌ای همراه است. یکی از مشکلاتی که نیاز به سیاست زیادی هم دارد، آماده کردن لیست افرادی است که باید در جلسه حضور داشته باشند.

نتایج تحقیقات رابرت ساتون، استاد رفتارهای سازمانی از دانشگاه استنفورد، نشان می دهد پربازده‌ترین جلسات از پنج تا هشت نفر تشکیل می شود. در واقع، بهره‌وری جلسات بعد از رسیدن به نقطه‌ اوج، رو به کاهش رفته و به تدریج کیفیت مباحث پایین می آید.

وقتی مدیران ، تمام افراد را به جلسه دعوت می کنند:

▪️همه‌ آنها این فرصت را پیدا نمی کنند تا در گفتگوها شرکت کنند.
▪️سخنرانی‌های باکیفیت، جای خود را به نظرات سطحی می دهد.
▪️اشتراک گذاری اطلاعات از مسیر اصلی منحرف می شود.
▪️افراد خیلی محافظه کارانه حرف می زنند.
▪️خیلی به مباحث و تصمیم گیری‌های دشوار توجه نمی شود.

در نتیجه کارمندان جلسات کاری را رویدادهایی می بینند که آمادگی، مشارکت و عملکرد آن‌ها را کاهش می دهد.

از طرفی گروه‌های کوچک احساس صمیمیت بین افراد را افزایش می دهند و راه برای بحث‌های مفید و معنادار هموار می شود. در این جلسات، افراد حاضر وقت بیشتری برای شنیدن ایده‌ها و درک چشم انداز یکدیگر دارند و با صداقت و وضوح عمل می کنند.

◀️ گام اول: به اعضای تیم بگویید قصد ایجاد تغییراتی را دارید.
شفاف و صادق باشید. اجازه دهید آن‌ها بدانند کم شدن اعضای حاضر در جلسه، با هدف افزایش کارایی انجام می گیرد و به دنبال استراتژی‌های جدیدی هستید که به بهترین خروجی ختم می شود.

◀️ گام دوم: با هوشیاری تمام لیست افراد را آماده کنید
اگر می خواهید مطمئن شوید افراد لازم را وارد اتاق جلسه کرده‌اید، ابتدا موضوعات مورد بحث را به طور دقیق مشخص کنید. دستورالعمل مشخصی داشته باشید و برای هر مبحث نیز وقت کافی لحاظ کنید. از خودتان بپرسید چه کسانی باید حضور داشته باشند تا مباحث به نتایج بهینه برسد؟ با نبود چه کسانی جلسه را لغو می کنید؟

◀️ گام سوم: برای جلوگیری از بروز سوءتفاهم و ابهام، معیارهای دعوت افراد را منتشر کنید. به آن‌ها بگویید این لیست براساس معیارهای زیر تدوین شده است:

▪️چه کسی دانش و اطلاعات بیشتری درباره موضوع مورد بحث در جلسه دارد؟
▪️چه کسی اجرا و پیاده سازی بهتری خواهد داشت؟
▪️چه کسی به طور مستقیم تحت تأثیر قرار می گیرد؟
▪️چه کسی با حضور در این جلسه نکات بیشتری فرا می گیرد؟

اگر کارمندان شما نسبت به لیست افراد حاضر در جلسات کاری ابهام دارند، کارهای زیر را انجام دهید تا لیست جدید را بهتر بپذیرند:

▪️اگر فردی دلیلی قانع کننده برای حضور داشت، به او توجه کنید.

▪️به اعضای دعوت شده امکان دهید در صورت تمایل دعوت را رد کنند. کارمندان باید احساس کنند به آنها اعتماد دارید و برای وقتشان احترام قائلید.

▪️در هر جلسه، یک نفر لیست کسانی که در جلسه حضور ندارند را یادداشت کند.

◀️ گام چهارم: مسئولیت اعضای تیم را به طور کاملاً واضح مشخص کنید.

باید مسئولیت تمام اعضای تیم مشخص شود؛ چه آن‌هایی که در جلسه حاضرند و چه کسانی که نیازی به حضورشان نیست.
افرادی که در جلسات کاری حاضرند را تشویق کنید موارد زیر را انجام دهند:

▪️مسئولیت دیدگاه‌های خود را بپذیرند، چرا که چشم انداز افراد نشانه‌ مشارکت و حضور آن‌هاست.

▪️متمرکز صحبت کردن را تمرین کنند.

▪️خودآگاهی را تمرین کنند. اطلاعات موردنیازشان را بپرسید و به پاسخ آن‌ها دقت کنید.

◀️ گام پنجم: به افراد حاضر بگویید دیدگاه کسانی را که حضور ندارند، درنظر بگیرند:

▪️آن‌ها چه سوالاتی دارند؟
▪️به دنبال دست یابی به چه اطلاعاتی هستند؟
▪️می خواهند درباره چه مسائلی با آن‌ها مشورت شود؟
▪️می خواهند برای پیشرفت چه اقداماتی انجام دهند؟
▪️چه مسائلی را لازم است با آن‌ها در میان بگذارید؟

◀️ گام ششم: اگر افرادی که به جلسه دعوت شده‌اند خواستند دعوت را رد کنند، به آن‌ها بگویید هنوز باید کارهای زیر را انجام دهند:

▪️دستور کار جلسه را بخوانند.
▪️تمام اطلاعات مرتبط را با فرد دیگری که در جلسه حاضر می شود به اشتراک بگذارند.
▪️خود را با نتایج جلسه به روز کنند.
▪️در پروژه‌هایی که مدیر مشخص می کند شرکت کنند.
▪️با تصمیمات اتخاذ شده، هماهنگ شوند.

◀️ گام هفتم: موفقیت خود را بسنجید
وقتی این تغییرات ساختاری را در جلسات کاری خود اعمال کردید، میزان کارایی جلسات و تعامل اعضای تیم با این تغییرات را مورد ارزیابی قرار دهید. بازخوردها را دریافت کنید، پروسه‌ها را اصلاح کنید تا وقتی که سیستم کاملاً مناسب سازمان را پیدا کنید.

منبع: hbr

کانال تلگرامی عشق پول،دنیای تجارت کلیک کنید

برای آنکه در جلسات کاری بدرخشید یازده ترفند را به‌کار ببرید

برخی افراد در محل کار می‌‌توانند تصویر خوب و تاثیرگذاری از خود به دیگران انتقال دهند. ظاهرا این خصلت در آنها ذاتی است. اما برای کسانی که نمی‌‌توانند به صورت ذاتی این کار را انجام دهند، راهکارهایی در رابطه با چگونگی شرکت در جلسات ارائه می‌دهیم که به کمک آنها بتوانند پیش رئیس و همکاران خود امتیازاتی کسب کنند.

مجله مادام فیگارو برای مدیران میانی شرکت‌ها، از میان صد راهکاری که تحقیقات آنها را موثرترین روش‌ها دانسته‌اند، یازده راهکار را برگزیده است تا با استفاده از آنها در جلسات کاری، باهوش و زیرک به نظر برسید و تاثیرگذار باشید.

وقتی یکی از همکاران از شما می‌‌پرسد آیا برای جلسه‌ای وقت دارید یا خیر، هر چند که از پیش می‌‌دانید پاسختان مثبت است، نگاهی به سر رسید خود بیندازید تا ببینید چه زمان‌هایی وقت خالی دارید و پاسخ دهید: «باید ببینم احتمالا جای دیگری قرار نداشته باشم.» به این ترتیب خود را پرمشغله نشان می‌‌دهید.

زمانی که همکاری در حال صحبت و معرفی برنامه کاری خود است ابتدا صحبتش را قطع کنید، سپس به او اجازه دهید که حرفش را به پایان رساند. برای این کار، او را با اسم کوچک صدا کنید و بگویید با عرض معذرت حرفت را قطع می‌کنم. با این حرکت نشان می‌دهید سخنانی را که شما پس از او درباره موضوع جلسه مطرح خواهید کرد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

کنار رئیس جلسه بنشینید. می‌پرسید: «چرا؟»، با این کار خود را مهم نشان می‌دهید. زمانی که در حین صحبت در جلسه راه می‌روید از شخصی بخواهید به نشان دادن اسلاید با برنامه پاورپوینت بپردازد و آنها را با تمام جزئیاتش نشان دهد. گاهی نیز برای تاکید بر اهمیت سخنان‌تان به این شخص بگویید: «لطفا می‌تونی عکس قبلی را دوباره نشان دهی؟»

کاری کنید که مخاطبان با شما همدل باشند. بگویید تمام چیزهایی که شما از آن صحبت می‌کنید محرمانه‌اند. گفتن چنین جمله‌ای: «لطفا این حرف را برای خودت نگه دار، اما…» به شما این فرصت را می‌‌دهد که مهم جلوه کنید و همکار شما را بر آن خواهد داشت که در عوض مطالب محرمانه‌اش را برای شما بازگو کند. اعتراف می‌کنم چنین رفتاری شیطنت‌آمیز است!

وقتی از کاری صحبت می‌کنید حتی اگر در آن دخیل نیستید از ضمیر شخصی مقتدرانه «ما» استفاده کنید. این باعث می‌شود که مخاطبان احساس کنند شما نیز در آن کار سهیم بوده‌اید.

از برگزاری جلسه استقبال کنید. تشکیل بعضی جلسات از قبل پیش‌بینی نشده است و برخی افراد در ابتدای آن به صورت منظم آه می‌کشند.

شما بر خلاف آنها رفتار کنید. زمانی که همکارتان شما را به چنین جلسه‌ای دعوت می‌کند، روی خوش نشان دهید و در پاسخ بگویید: «هر چند زمان زیادی برای تصمیم‌گیری ندارم، ولی به خاطر تو وقتم را جور می‌کنم.»

زمانی که برای آوردن آب از جلسه خارج می‌شوید از دیگران نیز بپرسید آیا به چیزی احتیاج دارند. هرچند این کار بوی تملق می‌دهد؛ ولی حال و هوایتان عوض می‌شود، بادی به سرتان می‌خورد و امتیازی برایتان خواهد بود.

در اوج آرامش باشید.

تشکیل یک جلسه به شیوه استیو جابز را پیشنهاد دهید یعنی به جای نشستن در یک جا، راه بروید و درباره موضوع جلسه گفت‌وگو کنید. چنین جلساتی نه تنها برای سلامتی مفید هستند، بلکه به درازا نیز کشیده نمی‌شوند.

روی لبه میز یک وری بنشینید. با این کار نه تنها مهم جلوه می‌‌کنید بلکه آرامش بیشتری خواهید داشت.

حتی زمانی که مشغول تایپ کردن هستید با گفتن «بله بله» این احساس را به دیگران القا کنید که به سخنان آنها نیز گوش می‌دهید. استنباط آنها نیزاز این رفتار این خواهد بود که شما در انجام دادن همزمان چند کار با هم توانمند هستید.

منبع: Madame Figaro
دنیای اقتصاد

کانال تلگرامی عشق پول،دنیای تجارت کلیک کنید