15 روش براي توسعه كار و تجارت 

1.  توجه خودتان را بيشتر كنيد. اطلاعات خود را(درمورد پول، نيازها، هزينه ها، آنچه پيش مي آيد،آنچـه كارآمـدتر است، اشكـالات كـــار و ...) بيـــشتر

كنـيد. بدانيد كه كجا ايستاده ايد و جايگاهتان كــجـااست.

2.  بيـشتر از آنـچه كه بايد، عـرضه كنــيد. فقط فروخـــتن را تمرين نكنيد، كمي هم خدمت كردن را تمــرين كنيد (از انتظارات مشتريان خود فراتر رويد).

تـاثير بيشتري روي مشتريانتان بگذاريد. بهترين راه براي اينكار ارتقاء عملكردتان در جهت آنهاست.

3.  سودتان را برحسب فروشتان/صورت حساب، بالا ببريد. ارزش مشتريان خود را بالاتر از ارزش شركت بدانيد. مشتريان دارايي اصلي شما هستند، بايد بطور مداوم روي آنها سرمايه گذاري كنيد.

4.  تواناييتان را در عرضه اعتبار توسعه بخشيد. امكانات خود را بيشتر كنيد (كارت اعتباري، متخصصين، سرمايه گذاران، همكاران، شركاء، ارتباطات و راه هاي ارتباطي). تكنولوژيتان را توسعه بخشيد. هرچه ابزارهاي بهتري در اختيارتان باشد، نتيجه ي بهتري عايدتان خواهد شد. به دنبال منابعي باشيد كه توانايي شما را در عرضه اعتبار تسريع كند.

5.  انعطاف پذيري و آزادي خود را بيشتر كنيد. (موجودي پايين كالاها، دسترسي بالا به عرضه، موجودي بالا براي فروش هاي آتي). آزاد باشيد و خود را مقيد نكنيد. پس انداز و سرمايه گذاري هايتان را توسعه دهيد.

6.  بازارهاي موجود را توسعه دهيد. دادوستد خود را با مشتريان كنوني بيشتر كرده و بيشتر در بازازهاي موجود رخنه كنيد.

7.  حضور بازارتان را پررنگ تر كنيد. شهرت و آوازه كارتان را به عنوان يك حرفه اي تثبيت كنيد.

8.  كانال هايتان را توسعه دهيد. منبع خوبي براي مشتريان جديد باشيد. خريداران شايسته را تشخيص دهيد.

9.  دايره ي درونيتان را توسعه دهيد. (نزديك ترين ارتباطات شما). به نزديك ترين افراد به حرفه تان توجه خاص مبذول كنيد. به آنها كمك كنيد تا رشد كنند. آنها را تاييد كرده و از درصورت نياز از آنها قدرداني كنيد. خواهيد ديد كه منابع بهتري براي شما خواهند شد.

10.  نيروي كارتان را افزايش دهيد. به دنبال افراد بامهارت و كاردان باشيد كه بتوانند توانايي هاي حرفه تان را توسعه بخشند و بيهوده به پرداخت هاي سرماهتان اضافه نكنند.

11.  بازارهاي جديد ايجاد كنيد. از كانال هاي معمولتان فراتر رويد. از خود بپرسيد "چه كس ديگري از كاري كه ما مي كنيم مي تواند بهره ببرد؟" تفكرتان را بسط دهيد.

12.  بگذاريد بقيه براي شما بفروشند. مراجع خود را بيشتر كنيد. نمونه هايي از چگونگي بهره بردن ديگران از خدمات خود را در اختيار گيريد.

13.   به اجتماعتان خدمت كنيد. يك شهروند مسئول باشيد. محيط زندگي و كارتان را ارتقاء بخشيد چون شما و كارتان بايد آنجا باشيد.

14.  صنعتتان را توسعه دهيد. صنعتي كه در آن كار ميكنيد را رشد دهيد. به انجمن هاي صنعتتان بپيونديد. مقاله بنويسيد، به ديگران آموزش دهيد، و از حرفه تان حمايت كنيد.

1. دلسوزي، شفقت و حساسيتتان را بيشتر كنيد. به عنوان كسي شناخته شويد كه تصور مي شود براي اصلاح و ايجاد تغيير همه كاري ميكند. اگر شما به كسي توجه نداشته باشيد، آنها چرا بايد به شما توجه كرده يا حرفهايتان را گوش كنند؟

پنج توصیه برای تخمین هزینه‌های شروع کسب و کار

یکی از مشکل‌ترین مسایل کسب و کار، تخمین هزینه شروع آن است. دشواری این مساله از آن روست که هزینه شروع مانند یک هدف متحرک است که به راحتی دست‌کم گرفته می‌شود و تقریبا همیشه دست‌خوش تغییر و تحول است ... تام امرسون (Tom Emerson) رییس مرکز بازرگانی دونالد اچ‌جونز (The Donald H. Jones) دانشگاه کارنگی ملون واقع در پیتسبورگ جمله زیبایی دارد که می‌گوید: "با هیچ شروع کن و نصف آن را به قیمت چندین میلیون دلار بفروش. آن وقت مسیرت را خواهی یافت." فکر می‌کنم زمانی که داشت این جمله را می‌گفت،‌ لبخند عریض و طویلی هم روی صورتش نقش بسته بود .همه ما می‌دانیم که یک مدل، متاسفانه شاید به غیر از یک لحظه خیلی کوتاه در اوج شیفتگی اینترنتی، تغییر نمی‌کند. مدلی که تغییر و تحول پیدا می‌کند، مستلزم محاسبه و محاسبات دوباره و نیز آگاهی از بعضی از معمول‌ترین اشتباهات ابتدایی است . در اینجا پنج اصل را که در تخمین هزینه شروع کسب و کار به شما کمک می‌کند، ذکر می‌کنیم :

با یک طرح ثابت شروع کنید و سپس آن را تغییر دهید .

تجربیات گذشته برای شروع کسب و کار، پیروی از یک طرح تجاری (Business Plan) را توصیه می‌کند. شما نیز همین رویه را در پیش بگیرید. اما این به معنی آغاز و پایان تخمین هزینه‌های شروع کار نیست. جف شومان (Jeff Shuman) استاد مدیریت و مدیر مطالعات بازرگانی دانشکده بنتلی (Bentley College) می‌گوید: "معمول بر این است که یک کارآفرین یک فرصت کارآفرینی پیدا می‌کند، یک طرح تجاری جهت سرمایه‌گذاری تهیه می‌کند، میزان سرمایه‌ای که باید تامین شود را تعیین می‌کند، سرمایه‌ را تامین می‌کند و آن را در جهت تامین هدفی که در طرح تجاری‌اش مشخص شده به کار می‌گیرد. "به قول شومان این کار یک مشکل عمده دارد، این طرح در درجه اول منوط به گرفتن جواز کسب و کار است. وی اضافه می‌کند: "در واقع بعضی از فرضیات اولیه شما تقریبا خوب است ولی بعضی دیگر، حتی ارزش کاغذی که برای نوشتن آن‌ها مصرف می‌کنید را ندارند ." شومان و دیگر صاحب‌نظران معتقدند که تخمین هزینه‌ شروع به معنی مرور مکرر فرضیات و تغییر مدل تجاری اولیه شماست. نوشتن یک طرح تجاری، کار مفیدی است. چراکه شما را مجبور می‌کند همه آن‌چه را برای شروع کسب و کارتان نیاز دارید دقیقا بنویسید، مثل کمک حقوقی، کمک مالیاتی، لوازم اداری، تجهیزات، هزینه پست، مکان و فضای کسب و کار، حقوق کارکنان، بیمه و غیره . اما مدل‌ اولیه‌ای که انتخاب کرده بودید، ممکن است با موارد جدیدی که یاد گرفته و به کار می‌گیرید، دایم تغییر کند .

عجله نکنید و تامل کنید .

اضافه کردن همه چیزهایی که به گمان شما برای یک کسب و کار تمام عیار لازم است وسوسه‌‌انگیز است و در نهایت به این نتیجه می‌رسید که این چیزها همان‌هایی هستند که شما برای شروع به آن نیاز دارید. اما صبر کنید و دنبال مدل کوچک‌تری بگردید. چراکه این کار فرصتی به شما می‌دهد که همه کار را شروع و همه سرمایه‌تان را حفظ کنید. شومان برای توضیح این امر، مثال کسی را مطرح می‌کند که هزینه‌ کل شروع یک کسب و کار خرده‌فروشی در یک مرکز خرید محلی را صدوپنجاه دلار در هر فوت‌مربع تخمین می‌زند. به قول او "شما هم می‌توانید همین‌طور شروع کنید و یک طرح تجاری در همان حد و اندازه بنویسید. اما شاید بهتر باشد برای تخمین میزان تقاضای آن منطقه از محصولات، از یک چرخ‌دستی استفاده کنید ." آزمایشی که به‌عمل می‌آورید، هزینه اولیه شروع را کاهش می‌دهد. نتیجه این‌که در مرحله اول کار،‌ آن‌قدر که به دست‌آوردن اطلاعات اهمیت دارد، سود اهمیت ندارد. به قول شومان : "بدین‌طریق شما می‌توانید به موازات پیشرفت در هر مرحله، بودجه آن را هم تامین کنید. حال وقتی که به مرحله سوم و مرحله توسعه کارتان قدم می‌گذارید، دیگر آمار و ارقامتان براساس تحقیق و گروه‌های شاهد وآزمایشی نیست، بلکه براساس تجزیه عینی و واقعی جاری در دنیاست ."

هزینه‌ها را به موقع محاسبه کنید .

محاسبه گردش پول لولیه قسمتی از محاسبه هزینه‌های شروع کسب و کار است. در این مورد، کسب و کارها معمولا خیلی خوش‌بین هستند . باربارا برد (Barbara Bird) ، رییس بخش مدیریت مدرسه بازرگانی دانشگاه آمریکا می‌گوید: "صاحبان مشاغل کوچک ممکن است تولیدات و خدمات خود را زیر قیمت ارایه دهند. آن‌ها با این تصور که برای رقابت باید با قیمت‌های خیلی پایین شروع کنند، دست به چنین اقدامی می‌زنند. ولی لزومی هم ندارد این کار را کنند ."

زمان شروع کار را به دقت تخمین بزنید .

وقتی دارید کسب و کاری را شروع می‌کنید، زمان برای شما دقیقا حکم پول را پیدا می‌کند. فرض کنیم می‌خواهید تکلیف اجاره بهای ماهانه مکان کسب و کار را معلوم کنید. اگر آن مکان قبل از شروع کار احتیاج به مرمت داشته باشد، هزینه‌های بررسی شده تا قبل از شروع واقعی کار، حکم هزینه اضافی را دارد. من خیلی از کارآفرینان را دیده‌ام که برای شروع کسب و کارشان یک ترتیب زمانی درنظر می‌گیرند و ابتدا تکلیف و شرایط منطقه‌بندی، امنیت و بازرسی که از طرف آژانس‌های محلی ملزم به مهیا کردن آن هستند،‌ را معلوم می‌کنند . به‌همین علت، نظر من این است که یک مبتدی آینده‌نگر در امر تجارت و کسب و کار، حتی قبل از رفتن به مراکز مشاوره املاک یا تهیه وام باید به شهرداری و مراکز صدور مجوز برود. پروانه ساخت،‌ معاینه و بازرسی ممکن است زمان افتتاح پیش‌بینی شده را ماه‌ها به تعویق بیندازد. اگر شما به هزینه این زمان اضافی توجه نکنید، نمی‌توانید بلافاصله و درست از سرمایه‌تان استفاده کنید .

در مورد ارزش پول واقع‌بین باشید .

بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک با استفاده از چک، هزینه شروع کارشان را تهیه می‌کنند. افراد دیگری نیز از دارایی‌های خاصی که در خانه دارند تامین هزینه می‌کنند - که انتخاب این گزینه بسیار جالب، در سال 2003، نرخ بهره را در آمریکا به‌طور بی‌سابقه‌ای کاهش داده است - ولی این روش برای کسب و کارهای بزرگ مناسب نیست. امرسون از کارنگی ملون اظهار می‌دارد که تازه‌کاران باید هنگام تعیین مخارج اولیه و گردش نقدینگی، میزان سرمایه لازم را تعیین کنند. به گفته او: "درصورتی که از پول نقد برای شروع کار استفاده نمی‌کنید، هزینه بهره بدهی‌های خود را نیز باید محاسبه کرده و به مجموع هزینه‌های شروع کار اضافه کنید

با سرمایه کم کسب و کار کنیم!

نویسنده : عباس قربانی

هر وقت که صاحب سرمایه ای در حدود ۴ یا ۵ میلیون تومان می شویم، این فکر به ذهن مان خطور می کند که به وسیله آن کسب و کار جدیدی راه بیاندازیم. خیلی وقت ها هم این سرمایه ۱۰ یا حتی ۱۰۰ برابر این عدد است. ولی لطفا تا این مقاله را نخوانده اید تصمیم عجولانه نگیرید.

یکی از خوانندگان مقالاتم از من سوال کرده بود که با ۸ میلیون تومان می شود کارگاه تولیدی راه اندازی کرد یا خیر؟

پاسخ من این بود که این سوال اول نیست که باید پرسیده شود. با هزار تومان هم می شود کسب و کار راه انداخت. ولی نمی شود یک کارگاه تولیدی زد. هر مقدار پولی می تواند تبدیل به یک کسب و کار موفق شود. فقط مواظب باشید. انتظارتان به اندازه همان سرمایه باشد.

شما اگر با پنج میلیون تومان یک کسب و کار ده میلیونی راه بیاندازید، قوانین ریاضی تغییر نمی کنند. دقیقا در نیمه راه پول کم می آورید. این کسب و کار راه نمی افتد و پنج میلیون تومان خود را هم از دست می دهید.

در ادامه چند راه حل ارائه می کنم که می تواند مفید واقع شود:

در شروع کار، کسب و کارتان را خلاصه کنید:

یک مثال می آورم:

▪ در شهرستان ما فراهم کننده عمده تسمه دینام پراید نیست. من می خواهم تولید کنم. سرمایه ام بر اساس تخمین هایی که زده ام کافی نیست. چه کار کنم؟

بالاخره در شهر شما تسمه دینام پراید به دست مغازه ها می رسد. ولی احتمالا به سختی و با قیمت بالاتر توزیع می شود. ابتدا تعداد محدودی تسمه دینام از مرکز استان خود تهیه کنید و بین مغازه ها توزیع کنید. اگر بازار خوبی بود و توانستید فروش را انجام دهید، تعداد بیشتری را دوباره خریداری و توزیع کنید. این کار را ادامه دهید تا هم به سودآوری خوبی برسد هم اعتبار خوبی کسب کنید. حال که اعتبار دارید جذب سرمایه برای شما آسان تر است. سرمایه ای از دوستان یا آشنایان جذب کنید و او را شریک کنید. حالا در کنار جنس اصلی، کالای خودتان را توزیع کنید و کم کم کالای خودتان را جایگزین کالای اصلی کنید.

● کسب و کار کم هزینه تری راه اندازی کنید

▪ چند نمونه از کسب و کارهای کم هزینه:

هدایای توریستی: اگر در شهرهای تاریخی زندگی می کنید، موقعیت خیلی خوبی را از دست می دهید اگر به بازار توریستی این شهرها توجه نکنید. یکی از اقوام ما به شهر پاریس رفته بود و وقتی به ایران بازگشت، تندیس کوچکی از برج ایفل را خریده بود که نورپردازی زیبایی داشت. وقتی کلیدش روشن می شد، رقص نور زیبایی به کار می افتاد. حدس می زنید که قیمت این آهن پاره چند؟ ۲۷ یورو ناقابل!

خوب وقتی من هم برای گردش به پاریس بروم دوست دارم نمادی از اون شهر رو با خودم به ایران بیاورم. تا حال چند جای ایران دیدید که نماد شهر تاریخی را به عنوان هدایای توریستی بفروشند؟

● پس دست به کار بشوید.

▪ بقالی محلی: اگر در مجتمع های مسکونی زندگی می کنید یا در محله ای هستید که بقالی نزدیک ندارد. هم فردا دست به کار شوید. خانم های خانه دار عاشق سوپرمارکت های نزدیک منزل با امکان ارسال سریع کالا هستند. معطل نکنید.

▪ خشکشویی: سرمایه بیشتری می خواهد ولی کسب و کار تضمین شده ایست.

مثال هایی که ذکر شد تنها منابع مطمئن درآمدزایی نیستند و اما منظور من از بیان آن ها این بود که در هنگام نیاز به یک کسب و کار جدید از شرایط جغرافیایی محل زندگی خودتان بیشترین استفاده را ببرید. محل زندگی من شهرک اکباتان است. تعجب می کنید اگر به شما بگویم شهرک اکباتان با ۱۲۰ هزار نفر جمعیت تنها ۲ خشکشویی دارد و اصلن تعمیرگاه یا تعویض روغن یا تنظیم باد خودرو ندارد تعجب نمی کنید؟ اگر داشت، در زمان های مسافرت مثل عید میلیاردر می شد.

● در کسب و کار دیگران شریک شوید

▪ بانک: نمونه قدیمی این مساله بانک ها هستند که با افتتاح حساب سرمایه گذاری سودی را از بانک دریافت می نمایید. اوراق مشارکت هم بد نیستند.

▪ بورس: بورس تنها جایی است که یه سرمایه گذار با پنج میلیون تومان می تواند تراکتور تولید کند. البته با مشارکت با کلی سهام دار دیگر. البته اگر با اصول بورس آشنایی ندارید و از اوضاع بورس ایران مطلع نیستید ریسک نکنید و این گزینه را برای کاربلدها بگذارید.

▪ سرمایه گذاری: شرکت رایانمهر که من مدیر آن هستم، سرمایه خوبی را به عنوان سرمایه در گردش در اختیار دارد. این به خاطر اعتمادی است که اقوام و دوستانم و همچنین کارمندان شرکت به مجموعه داشتند. آن ها به اندازه ای که نیاز بوده سرمایه در اختیار شرکت گذاشته اند تا شرکت به راحتی به معاملات و کارهای تولید خود بپردازد.

در میان آشنایان و افراد مورد اعتماد شما کسی هست که بتوانید پولتان را در کسب و کار وی سرمایه گذاری نمایید؟ البته حتما کسب و کار وی را بررسی و حساب های بانکی اش را چک کنید.

چگونه هزينه شركت را كنترل كنيم

فشارهاي فعلي بر بسياري از صنايع ايران به ويژه تهديداتي كه از طرف شركت‌هاي چيني و امثالهم به بخش‌هايي از بازارهاي ما وارد شده است مي‌تواند درس آموزنده‌اي براي توليدكنندگان ايراني باشد.

به زعم بسياري از كارشناسان عمده‌ترين دليل ضعف توليدكنندگان ايراني بالا بودن هزينه‌هاي توليد يا همان بهاي تمام شده محصولات مي‌باشد.

اين در حالي است كه در كشور ما منابع توليد مثل نيروي انساني و انرژي بسيار ارزان‌تر از بسياري از كشورهاي رقيب است.

يكي از دلايل اصلي اين ضعف مي‌تواند ناشي از عدم استفاده از روش‌هاي علمي و تجارب شركت‌هاي رقيب در زمينه توليد، توزيع، فروش، تبليغات و امثال آن باشد.

بنابراين با پيروي از تجارب ديگر شركت‌هاي موفق دنيا و به كارگيري روش‌هاي علمي و تجربه شده در زمينه كاهش هزينه‌ها و همزمان افزايش كيفيت محصولات مي‌توان شركت‌ها و سازمان‌ها را در آستانه پيوستن ايران به سازمان تجارت جهاني آماده رقابت‌پذيري كرد و بقا و موفقيت آنها را تضمين كرد.

شركت‌ها و سازمان‌ها، فرآيندهايي را براي مديريت هزينه طراحي مي‌كنند. در ابتداي هر فرآيندي بايد در مورد اينكه چه هزينه‌هايي و چقدر بايد كاهش يابند، از كجا بايد شروع كرد و كجا بيشترين توان را براي كاهش هزينه دارد، تصميم‌گيري كرد.

پس از اينكه مشخص شد چه هزينه‌هايي را بايد كاهش داد و هدف مورد نظر تعيين شد، نوبت به تعيين ابزارهايي كه به اين امر كمك مي‌كنند مي‌رسد كه مي‌تواند شامل تجزيه و تحليل ارزش سربار، مهندسي مجدد فرآيند، الگوبرداري (Benchmarking)، مديريت زنجيره تامين، واگذاري امور به پيمانكاران (Outsourcing) و غيره باشد.

بعد از اجراي اين روش‌ها بايد نتايج به دست آمده را با استفاده از معيارهاي تعيين شده ارزيابي و آن را با هدف مورد نظر تطبيق داد. با دريافت بازخورد بايد نسبت به اصلاح روش‌ها يا معيارها اقدام كرد.

در هر سازماني تصميمات مربوط به كاهش هزينه‌ها بايد براساس شناخت و درك عميق از تمام مراحل توليد محصول، از طراحي محصول گرفته تا فروش و خدمات پس از فروش باشد. مديران بايد هزينه‌هايي كه خلق ارزش مي‌كنند و همچنين هزينه‌هايي را كه هيچ ارزشي نمي‌آفرينند، شناسايي كنند.

با اينكه هيچ روش و الگوي مشخصي كه براي همه شركت‌ها كاربرد يكساني داشته باشد وجود ندارد اما هر شركتي مي‌تواند بنا به موقعيت و شرايط خود، روشي براي كاهش هزينه را انتخاب كند و با اجرايي كردن آنها، هزينه‌هاي خود را كنترل و كاهش دهد و از اين طريق به بقا و سودآوري بيشتر خود كمك كند:

كاهش هزينه‌هاي نيروي انساني

به طور كلي، حقوق و دستمزد مهم‌ترين بخش از صورت سود و زيان يك شركت را تشكيل مي‌دهد و براي بسياري از شركت‌ها بهترين نقطه براي شروع كاهش هزينه‌ها است. اما بايد قبل از كاهش هزينه‌هاي مربوط به حقوق و دستمزد اين نكته را مدنظر قرار داد كه با اخراج يك كارمند لزوما كاهش هزينه‌ها اتفاق نمي‌افتد.

اخراج نيروها هزينه‌زا مي‌باشد و ممكن است بحث پرداخت‌هاي بازخريدي و بيمه بيكاري مطرح شود. شركت‌ها با كاهش نيروي انساني، احتمالا در آينده با هزينه‌هاي آموزش نيروهاي تازه استخدام شده مواجه خواهند شد و اين هزينه‌ها بعضي مواقع از صرفه‌جويي ناشي از تعديل نيرو فراتر خواهد رفت. از طرفي، كاهش نيرو هزينه مذاكرات و توافق با اتحاديه كارگري را نيز افزايش مي‌دهد. بنابراين لازم است قبل از تعديل نيرو تمام اين موارد به دقت بررسي شود.

به همين دليل، بعضي از شركت‌ها براي كاهش هزينه‌ها، به جاي سياست اخراج نيروها از ساير روش‌ها استفاده مي‌كنند يا اينكه با بررسي دقيق شرايط، همواره آن را با ساير روش‌ها به كار مي‌گيرند.

از نظر بسياري از شركت‌ها اخراج نيروها باعث هزينه‌هايي همچون جذب مجدد نيرو و آموزش آنها، حق سنوات خدمت، جبران خسارات ناشي از دعاوي حقوقي كارگران اخراج شده، از بين رفتن اعتماد به مديريت، عدم دستيابي به نيروي كار ماهر در وضعيت رونق اقتصادي، كاهش كارآيي نيروهاي بازمانده و ريسك‌گريزي و منفي‌نگري آنان راجع به مديريت و شركت خواهد شد.

اما بالعكس، برنامه كاهش ساير هزينه‌ها باعث وفاداري و فعال‌تر شدن نيروها، افزايش رضايتمندي مشتري، بهبود بهره‌وري نيروي كار و تعهد كاري آنان خواهد شد.

لذا، ضروري است قبل از تعديل نيرو، پيامدهاي آن به دقت مورد بررسي قرار گيرد. اخراج نيروها بهترين گزينه براي كاهش هزينه‌ها نيست و اجراي آن حتي از طريق يك برنامه هماهنگ و با ثبات نيز همواره عملكرد مطلوبي براي شركت‌ها به همراه ندارد.

اما اگر تصميم مديران راجع به كاهش نيروي انساني تنها با هدف كاهش هزينه نباشد، بلكه در راستاي برنامه راهبردي شركت باشد مي‌تواند مطلوب باشد و بر ارزش شركت و قيمت سهام آن مي‌افزايد. هر گونه اخراج نيرو در راستاي برنامه‌هاي كوتاه‌مدت خسارات قابل ملاحظه‌اي به شركت‌ها وارد مي‌كند.

باوجود اين، اگر سطح درآمد شركت شما شديدا كاهش پيدا كند و ناچار به اجراي برنامه تعديل نيرو شويد، بايد از روش‌هايي استفاده كنيد تا هم هزينه‌هاي جانبي آن كاهش يابد و هم پذيرش آن توسط كاركنان قابل قبول‌تر باشد. در مطالب بعدي روش‌هايي معرفي مي‌شود كه مي‌تواند در راستاي تعديل نيرو يا كاهش هزينه‌هاي نيروي انساني- نه لزوما اخراج نيروها- به كار گرفته شود.

كتاب مدير- تاليف تيمور آقايي

انتشارات كتاب طلايي جامع

پشتیبان مالي مناسبی نداشته‌ایم

 اشتباه‌هاي فاحش در مديريت پروژه

چند سال قبل به عنوان مدیر ارشد برنامه‌ای انتخاب شدم که یکی از اهدافش عبارت بود از یکپارچه کردن تعدادی از سیستم‌های سفارش‌گیری نامتجانس به یک سیستم واحد که همه‌ نیازهای مدیریت سفارش شرکت را پشتیبانی می‌کرد.

پنج مدیر برنامه با من کار می‌کردند که هر کدام از آنها مشتری مربوطه خود را بالاجبار در پروژه مشارکت می‌دادند. پروژه توسط سازمان فناوری اطلاعات پشتیبانی می‌شد و از جانب مالک کسب‌وكار هیچ گونه پشتیبانی صورت نمی‌گرفت. پروژه برای دو ماه به کندی پیش رفت زیرا مشتریان دائما می‌پرسیدند که چرا باید در پروژه‌ای کار کنند که تحت رادار مدیریت آنها قرار ندارد. در نهایت صبر کارفرما به سر آمد و از مدیر فناوری اطلاعات و مدیر ارشد برنامه (یعنی من) خواست تا جلسه‌ای داشته باشیم. جلسه با خطاب کارفرما به مدیر فناوری اطلاعات شروع شد: «چه کسی به تو گفت که این پروژه را انجام دهی؟» در این دقیقه کاملا مشخص بود که این لحظه قطعا نمی‌تواند یکی از لحظات درخشان مدیریت من در پروژه‌‌ها باشد. از آنجا که این جلسه بسیار ناراحت‌کننده بود، من درسی بسیار مهم آموختم: مطلقا و بی‌تردید، در همان ابتدای کار از پشتیبانی پروژه اطمینان حاصل کنید، در غیراین صورت هر چه دیدید از چشم خودتان دیده‌اید.

برای هر پروژه‌ای، ضروری است که سطح درخوری از پشتیبانی پروژه را کسب کنید. پشتیبان ایده‌آل پروژه، برای پروژه شما، مشخصه‌های زیر را دارا است:

• او مستقیما درد شرایط موجود را حس می‌کند و مستقیما از حاصل انجام این پروژه منتفع می‌شود.

• او فعالانه در تنظيم بیان ماموریت پروژه کمک می‌کند.

• او در جایگاه تصمیم‌گیری قرار دارد تا به وقت نیاز منابع را تامین کند یا از/به سایر پروژه‌ها بازتخصیص کند؛ در اين صورت مي‌تواند اطمینان حاصل کنید که پروژه شما می‌تواند با موفقیت کامل شود.

• او حاضر است برای پروژه‌ شما با مدیران نظیر خود رایزنی کند؛ البته اگر در گرفتن چیزی از سایر سازمان‌ها احساس نیاز کردید.

• او مایل است که شما را به طور منظم ببیند تا اطمینان یابد که شما آنچه را که برای موفقیت لازم است کسب می‌کنید.

• او مایل است تا تصمیمات مشکلی را اتخاذ کند که ممکن است جالب نباشند، اما بهترین منافع را به کسب‌وکار می‌رسانند.

• او جایگاه بالایی در سازمان دارد و پشتیبانی‌اش می‌تواند موفقیت پروژه را تضمین کند.

اکنون تصدیق می‌کنم که شما به عنوان مدیر پروژه، کنترل بسیار زیادی روی پشتيبان پروژه دارید. با این همه، مهم است که با پشتکار تلاش کنید تا پشتیبان پروژه خود را مدیریت نمایید تا اطمینان حاصل کنید که آنچه را از او نیاز دارید، کسب می‌کنید.

بر حسب گستره‌ کاری پروژه‌تان، ممکن است وجود یک کمیته رهبری در محل، علاوه بر پشتیبان پروژه، مفید باشد. کمیته‌ رهبری شما معمولا از مدیران اصلی سازمان‌های ذینفع شما تشکیل شده‌اند. کارکردهای‌ اصلی کمیته راهبری عبارتند از:

• یک بدنه تصمیم‌گیری درباره مسائل اصلی‌ای باشد که نمی‌تواند توسط تیم پروژه حل و فصل شود.

• هر مانعی را که تیم پروژه با آن دست به گریبان است، از سر راه پروژه حذف کند

• پشتیبان هر گونه تغییر و نتیجه‌ای باشد که تیم پروژه برای سازمان مربوطه به بار آورده است.

• درباره‌ جنبه‌های کلیدی طراحی و اجرا، به تیم پروژه راهنمایی و مشاوره ارائه دهد.

• به مدیر پروژه کمک کند تا منابع لازم برای پروژه را تضمین نماید.

• درباره‌ مسائل اصلی که ورای اختیارات کمیته راهبری است، پیشنهاداتی به پشتیبان پروژه ارائه کند

نیاز است تصمیم بگیرید که آیا کمیته راهبری برای پروژه‌‌ شما مفید است یا خیر. برخی معیارها که من در پروژه‌ها به کار برده‌ام، عبارتند از:

• ذی‌نفعان متعددی وجود دارند که مستقیما تحت تاثیر نتایج پروژه قرار می‌گیرند

• کارشناسان متخصص داخلی یا خارجی وجود دارند که می‌توانند راهنمایی کارکردی، تکنیکی یا اجرایی به تیم پروژه ارائه نمایند

• پشتیبان پروژه زمان محدودی را می‌تواند روی پروژه سپری کند و برخی از مسوولیت‌های تصمیم‌گیری پروژه را به تیم راهبری تفویض می‌کند.

من پروژه‌هایی را با موفقیت به انجام رسانده‌ام که هر کدام، بر حسب معیارهای مذکور، با یا بدون کمیته راهبری بوده اند، اما هر پروژه موفقی همیشه پشتیبان پروژه‌‌ای دارد که در پروژه درگیر شده است.

چگونه اتفاق می‌‌افتد

1- پشتیبان پروژه در سازمان یا خیلی

رده- بالا یا خیلی رده -پایین است

فقط به این دلیل که کسی مایل به پشتیبانی پروژه شماست، به این معنا نیست که شما پشتیبانی درستی برای پروژه خود دارید. مطلوب است که پشتیبان پروژه شما اقتدار تصمیم‌گیری درباره‌ نواحی درون پروژه را داشته باشد، در عین حال که باید آنقدر به کار نزدیک باشد که معنای مسائلی را که پیش می‌آید بفهمد. اگر پشتیبان شما زیاده از حد رده پایین باشد، بعید است که قادر باشد تصمیمی بگیرد که بی‌بروبرگرد باشد و باید پیش از اجرای تصمیمات، از مدیریتش کسب اجازه کند.

اگر پشتیبان شما زیاده از حد رده - بالا باشد، محتمل است که تصمیمات به راحتی گرفته شوند، اما احتمالا نتوانید بهترین استفاده را از مدیریت ببرید، زیرا دیگران در سطوح پایین‌تر هم می‌توانستند تصمیماتی را که شما به آنها نیاز داشتید،

اتخاذ کنند.

2- پشتیبان پروژه با هجمه مسائلی روبه‌رو می‌شود که می‌توانستند توسط یک کمیته راهبری حل و فصل شوند.

برای تصمیم بر سر اینکه به یک کمیته‌ راهبری نیاز دارید یا خیر، باید آن ضروریاتی را در نظر بگیرید که تهیه‌ آنها را از پشتیبان چشم دارید؛ علاوه بر آن ببینید که تصمیم‌گیری‌ها را می‌توان در سطحی پایین‌تر از کمیته‌ راهبری به انجام رساند یا خیر. اگر دائما برای موضوعاتی به پشتیبان پروژه رجوع کنید که مدیران دیگر نیز از پس آنها برمی‌آیند، ممکن است پشتیبان خود را از کوره به در ببرید و مثل «چوپان دروغگو»، هر وقت کمک جدی از او خواستید، بی‌نصیب بمانید. این اتفاق می‌تواند شما را در موقعیت بسیار دشواری قرار دهد.

3- کاری کردید که پشتیبان پروژه برای فهم پروژه شما زیاده از حد زحمت بکشد

خود من، در محیط‌های کاری پروژه‌هایی که مسوول‌شان بوده‌ام، هرگز به پشتیبان چیزی به جز اسلاید ارائه نداده‌ام. او با این اسلایدها سیر پروژه را مرور می‌کرد و به درخواست کمک من پاسخ می‌داد. کلا در نظر داشته باشید که زمان محدودی برای سروکارداشتن با پشتیبان در اختیار دارید، پس باید آن چه را از او می‌خواهید به شیوه‌ای موثر و موجز ارائه دهید. کاملا مراقب باشید که چه اطلاعاتی را در اختیار حامی خود می‌گذارید، چه میزان از جزئیات را به او می‌گویید و از او چه مطالبه‌ای در راستای موفقیت

پروژه می‌کنید.

شما روی طناب باریکی از کسب یا ازدست دادن اعتبار نزد پشتیبان قدم می‌گذارید. اگر پیشاپیش اعتبار لازم را داشته باشید، آنگاه شاید بتوانید در ارتباطات خویش با او به سطوح بالاتری بروید و جزئیات بیشتری را آشکار کنید. اما ممکن است گاه دادن این اطلاعات اضافی تاثیری منفی بر جای بگذارد، خصوصا وقتی اعتبار لازم را نزد او کسب نکرده‌اید. یکی از تکنیک‌هایی که مشاهده کرده‌ام، استفاده از اسلایدهای ضمیمه است که در صورت لزوم می‌توان آنها را ارائه داد.

گاه نیز ممکن است موقعیت‌هایی پیش بیاید که شما پاسخ پرسش‌های پشتیبان را نمی‌دانید یا جزئیات مربوط به آن را در اختیار ندارید. بهترین کار شما در این موقعیت، خیلی ساده گفتن چنین جملاتی است: «نمی‌دانم و در فلان تاریخ با پاسخ به این پرسش نزد شما باز خواهم گشت.» بهترین کار این است که سریع‌تر از زیر این بار خلاص شوید تا اینکه پاسخ احتمالی را حدس بزنید. اما حواستان باشد: «نمی‌دانم»های متعدد در طول یک جلسه می‌تواند کار شما را با مشکل جدی رویارو کند.

4- به پشتیبان پروژه نمی‌گویید که چه احتیاجی دارید

کارکردن با یک پشتیبان پروژه فعالیتی دوسویه است؛ باید آن چیزی را به پشتیبان ارائه دهید که از منظر او اهمیت دارد؛ به اين ترتیب باید بتوانید حمایت وی را زمان رخ دادن مسائل جدی کسب کنید.

این مسائل ممکن است نیاز به تغییر سیاست، عدم مشارکت یکی از اعضای تیم طبق تعهداتش و چیزهای دیگر باشد. اهمیت بسیار بسیار زیادی دارد که در ارائه‌دادن نیاز خود به پشتیبان کاملا شفاف و واضح باشید. همان‌طور که قبلا اشاره کردم، مطمئن باشید که مطالبات شما در شاءن پشتیبان باشند.

5- با پشتیبانتان یا زیاده از حد یا کم دیدار کنید

شما باید بر حسب بحرانی‌بودن و حیاتی بودن پروژه، میزان دیدارهای خود با پشتیبان را ترتیب دهید. خود من در پروژه‌هایی بودم که در آنها هر ماه تنها یک ساعت با پشتیبان دیدار می‌کردیم و در پروژه‌های دیگری نیز بوده‌ام که دیدارهای مرتب هفتگی با پشتیبان داشته‌ایم. شما باید درباره میزان دیدارها و تناوب آنها بر حسب شرایط پروژه تصمیم صحیح را بگیرید.

خلاصه نکات

مطمئن شوید که پشتیبان مالی شما جذب پروژه شده است، درگیر آن است و به طور فعالانه در پروژه حضور دارد.

درباره لزوم حضور یا عدم حضور کمیته‌ راهبری تصمیم‌گیری کنید.

موضوعاتی را به پشتیبان انتقال دهید که اهمیت لازم برای طرح نزد او را دارند.

به روشنی و وضوح با پشتیبان ارتباط برقرار کنید.

مطالبات خود را آشکارا و بدون ابهام نزد پشتیبان مطرح سازید.

در مورد میزان مورد نیاز قرار ملاقات‌ها با پشتیبان و تناوب آنها، همراه با خود وی تصمیم بگیرید.

علائم اخطار

1- پشتیبان پروژه‌ شناخته شده‌ای ندارید

اگر در حال اجرای پروژه هستید و پشتیبان شناخته‌شده در سطحی مناسب ندارید، آن وقت شاید پروژه‌ قابل اتکا و موفقی نداشته باشید. دیر یا زود پروژه‌ شما با مشکلی جدی برخورد خواهد کرد. پس باید برای پروژه‌ خود شخصی در سطحی بالا را بیابید.

2- نمی‌توانید توجه پشتیبان پروژه را جلب کنید

جلسات لغوشده، ایمیل‌های بی‌پاسخ و تلفن‌های بی‌جواب همگی نشانه‌های این هستند که پشتیبان پروژه درگیر پروژه نشده است، توجهی نمی‌کند، آدم مناسب این کار نیست یا کارهای مهمتری برای انجام‌دادن دارد. البته ممکن است پشتیبان به طور عادی برای شما وقت نگذارد؛ اما در روزهایی که واقعا او را نیاز دارید، در دسترس باشد.

3- پشتیبان پروژه شما را در مسائل مدیریتی یاری نمی‌رساند

مسوولیت پشتیبان پروژه فراهم‌آوردن راهنمایی برای موضوعات کلیدی و حیاتی پروژه است که به طور واقعی بر محصول نهایی تاثیرگذار هستند. وقتی به عوامل تاثیرگذاری درست تجهیز می‌شوید، یک پشتیبان مناسب جهت‌گیری درباره‌ی مسائل کلیدی را در زمان مناسب فراهم می‌آورد و پروژه را به پیش می‌راند.

ورق را برگردانید

1- اطمینان حاصل کنید که پشتیبان پروژه‌تان حاضر و وقف کار است.

جلسات منظم با پشتیبان خود ترتیب دهید و مطمئن شوید که وی مسائل شما و مشکلات شما را می‌داند و موتور محرکه پروژه را نیز می‌فهمد.

2- انتظارات پشتیبان پروژه‌تان را شفاف سازید.

انتظارات پشتیبان پروژه را همان ابتدای پروژه به خوبی مشخص کنید تا مطمئن شوید که نتیجه‌ مورد نظر هر دوی شما یکسان است.

3- زمانتان را با پشتیبان پروژه‌تان تطبیق دهید.

شاید مدیر پروژه فهرست طویلی از کارهای مورد نظرش را داشته باشد و نخواهد زمان زیادی را برای کارهای دیگر از دست دهد. پس لازم است که زمان ارتباط خود با وی را بهینه کنید.

4- برای پشتیبان پروژه واضح توضیح دهید که برای موفقیت چه نیازهایی دارید.

همان‌طور که قبلا گفتم، مطمئن باشید که مطالباتتان درخور شان پشتیبان هستند و نیز تصمیم‌گیری‌هایی را به وی واگذار نمی‌کنید که دیگران هم از پس آنها برمی‌آیند.

5- گزینه‌ توقف پروژه را نیز به طور جدی روی میز بگذارید.

اگر نتوانستید به خوبی پشتیبان مناسبی را درگیر پروژه کنید، باید به طور جدی روی توقف کامل پروژه فکر کنید.