انواع جلسات کدامند؟

جلسات‌ متفاوتي‌ در سازمانها برگزار مي‌شود. گاهي‌ هدف‌ از جلسه‌ تبادل‌ اطلاعات‌ و گزارش‌دهي‌ است، گاهي‌ توجيه‌ و قانع‌ كردن‌ ديگران‌ براي‌ انجام‌ كار و گاهي‌ تصميم‌گيري‌ درمورد يك‌ مساله‌ است. دويل‌ و استراوس‌ جلسات‌ را به‌ چهار نوع‌ زير تقسيم‌ مي‌كنند: (دويل و استراوس: 1375)

1- جلسه‌ حل‌ مساله: عبارت‌ حل‌ مساله‌ براي‌ افراد گوناگون‌ معني‌ مختلفي‌ دارد. مشكل‌ به‌ موقعيتي‌ اطلاق‌ مي‌شود كه‌ نتوان‌ آن‌ را تغيير داد. مشكل‌ مي‌تواند شامل‌ ابهام‌ درمورد يكسري‌ مقررات‌ جديد، نداشتن‌ نام‌ براي‌ محصول‌ و... باشد، آنچه‌ اهميت‌ دارد اين‌ است‌ كه‌ وضعيت‌ موجود بايد تغيير يابد. تا تمايلي‌ به‌ تغيير نباشد، مشكل‌ حل‌ نخواهد شد. يك‌ جلسه‌ حل‌ مساله‌ زماني‌ خوب‌ جواب‌ مي‌دهد كه‌ تمايل‌ به‌ تغيير در جلسه‌ وجود داشته‌ باشد.

2- جلسه‌ تصميم‌گيري: جلسه‌ حل‌ مسائل، جلسه‌ برخورد با مساله‌ است‌ و الزاماً‌ تصميم‌گيري‌ نيست. درحالي‌ كه‌ در يك‌ جلسه‌ تصميم‌گيري‌ فشار براي‌ تصميم‌گيري‌ نهايي‌ است. اگر سازمان‌ از ساختار سلسله‌ مراتبي‌ پيروي‌ مي‌كند، جلسه‌ بايد تصميم‌گيرنده‌ نهايي‌ داشته‌ باشد. قبل‌ از هر جلسه‌ بايد اطمينان‌ حاصل‌ شود كه‌ همه‌ افراد از نحوه‌ تصميم‌گيري‌ آگاه‌ هستند و آن‌ را قبول‌ دارند. در برخي‌ از موارد مديران‌ قبل‌ از تشكيل‌ چنين‌ جلساتي، تصميم‌ را خود اتخاذ مي‌كنند و از افراد به شكل‌ صوري‌ استفاده‌ مي‌كنند. در چنين‌ مواردي‌ بهتر است‌ به‌ جاي‌ جلسه‌ تصميم‌گيري‌ يك‌ جلسه‌ استفاده‌ از اطلاعات‌ تشكيل‌ شود و مدير تصميم‌ خود را بگيرد.

3- جلسه‌ گزارش‌دهي‌ و اطلاع‌رساني: درصدي‌ از جلسات‌ اداري‌ مخصوص‌ گزارش‌دهي‌ و استفاده‌ از اطلاعات‌ است. هدف‌ مديران‌ از برگزاري‌ چنين‌ جلساتي، برقراري‌ اعتماد و حصول‌ اطمينان‌ از انجام‌ كارهاست. مبادله‌ اطلاعات، حكم‌ اكسيژن‌ براي‌ هر سازمان‌ اداري‌ است. از طريق‌ مبادله‌ اطلاعات‌ است‌ كه‌ كاركنان‌ مي‌توانند مشكل‌ سازمان‌ خود را حل ‌و فصل‌ كنند. يك‌ مدير از راه‌ مبادله‌ اطلاعات، قادر است‌ از تمام‌ دانشها، اطلاعات، تجربيات‌ و عواطف‌ اعضاي‌ خود به‌ منظور پيشبرد اهداف‌ سازمان‌ استفاده‌ كند. در نتيجه‌ عدم‌ اطلاع‌رساني، سوءظن‌ دربين‌ اعضاء سازمان‌ پرورش‌ مي‌يابد و گاهي‌ به‌ حوادث‌ ناهنجار مي‌انجامد. مبادله‌ اطلاعات‌ عمودي‌ كه‌ از بالا به‌ پايين‌ صورت‌ مي‌گيرد نسبت‌ به‌ مبادله‌ اطلاعات‌ افقي‌ كه‌ ميان‌ مقامات‌ همسطح‌ جاري‌ است‌ از اهميت‌ بيشتري‌ برخوردار است. (ماحوزي: 1379)

4- جلسه‌ ارزيابي‌ (بازخور): پويايي‌ جلسات‌ بازخور، متفاوت‌ از جلسات‌ گزارش‌دهي‌ است. در چنين‌ جلساتي‌ افراد زيادي‌ اظهارنظر و پيشنهاد ارائه‌ مي‌كنند. اين‌گونه‌ جلسات‌ ارزشمند است‌ چرا كه‌ هريك‌ از افراد فرصت‌ مشاركت‌ و گوش‌ دادن‌ به‌ نظريات‌ ديگران‌ را دارد. برخلاف‌ جلسات‌ گزارش‌دهي، جلسات‌ بازخور بايد سازمان‌يافته‌ و برنامه‌ريزي‌ شده‌ باشد.

برای آنکه در جلسات کاری بدرخشید یازده ترفند را به‌کار ببرید

برخی افراد در محل کار می‌‌توانند تصویر خوب و تاثیرگذاری از خود به دیگران انتقال دهند. ظاهرا این خصلت در آنها ذاتی است. اما برای کسانی که نمی‌‌توانند به صورت ذاتی این کار را انجام دهند، راهکارهایی در رابطه با چگونگی شرکت در جلسات ارائه می‌دهیم که به کمک آنها بتوانند پیش رئیس و همکاران خود امتیازاتی کسب کنند.

مجله مادام فیگارو برای مدیران میانی شرکت‌ها، از میان صد راهکاری که تحقیقات آنها را موثرترین روش‌ها دانسته‌اند، یازده راهکار را برگزیده است تا با استفاده از آنها در جلسات کاری، باهوش و زیرک به نظر برسید و تاثیرگذار باشید.

وقتی یکی از همکاران از شما می‌‌پرسد آیا برای جلسه‌ای وقت دارید یا خیر، هر چند که از پیش می‌‌دانید پاسختان مثبت است، نگاهی به سر رسید خود بیندازید تا ببینید چه زمان‌هایی وقت خالی دارید و پاسخ دهید: «باید ببینم احتمالا جای دیگری قرار نداشته باشم.» به این ترتیب خود را پرمشغله نشان می‌‌دهید.

زمانی که همکاری در حال صحبت و معرفی برنامه کاری خود است ابتدا صحبتش را قطع کنید، سپس به او اجازه دهید که حرفش را به پایان رساند. برای این کار، او را با اسم کوچک صدا کنید و بگویید با عرض معذرت حرفت را قطع می‌کنم. با این حرکت نشان می‌دهید سخنانی را که شما پس از او درباره موضوع جلسه مطرح خواهید کرد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

کنار رئیس جلسه بنشینید. می‌پرسید: «چرا؟»، با این کار خود را مهم نشان می‌دهید. زمانی که در حین صحبت در جلسه راه می‌روید از شخصی بخواهید به نشان دادن اسلاید با برنامه پاورپوینت بپردازد و آنها را با تمام جزئیاتش نشان دهد. گاهی نیز برای تاکید بر اهمیت سخنان‌تان به این شخص بگویید: «لطفا می‌تونی عکس قبلی را دوباره نشان دهی؟»

کاری کنید که مخاطبان با شما همدل باشند. بگویید تمام چیزهایی که شما از آن صحبت می‌کنید محرمانه‌اند. گفتن چنین جمله‌ای: «لطفا این حرف را برای خودت نگه دار، اما…» به شما این فرصت را می‌‌دهد که مهم جلوه کنید و همکار شما را بر آن خواهد داشت که در عوض مطالب محرمانه‌اش را برای شما بازگو کند. اعتراف می‌کنم چنین رفتاری شیطنت‌آمیز است!

وقتی از کاری صحبت می‌کنید حتی اگر در آن دخیل نیستید از ضمیر شخصی مقتدرانه «ما» استفاده کنید. این باعث می‌شود که مخاطبان احساس کنند شما نیز در آن کار سهیم بوده‌اید.

از برگزاری جلسه استقبال کنید. تشکیل بعضی جلسات از قبل پیش‌بینی نشده است و برخی افراد در ابتدای آن به صورت منظم آه می‌کشند.

شما بر خلاف آنها رفتار کنید. زمانی که همکارتان شما را به چنین جلسه‌ای دعوت می‌کند، روی خوش نشان دهید و در پاسخ بگویید: «هر چند زمان زیادی برای تصمیم‌گیری ندارم، ولی به خاطر تو وقتم را جور می‌کنم.»

زمانی که برای آوردن آب از جلسه خارج می‌شوید از دیگران نیز بپرسید آیا به چیزی احتیاج دارند. هرچند این کار بوی تملق می‌دهد؛ ولی حال و هوایتان عوض می‌شود، بادی به سرتان می‌خورد و امتیازی برایتان خواهد بود.

در اوج آرامش باشید.

تشکیل یک جلسه به شیوه استیو جابز را پیشنهاد دهید یعنی به جای نشستن در یک جا، راه بروید و درباره موضوع جلسه گفت‌وگو کنید. چنین جلساتی نه تنها برای سلامتی مفید هستند، بلکه به درازا نیز کشیده نمی‌شوند.

روی لبه میز یک وری بنشینید. با این کار نه تنها مهم جلوه می‌‌کنید بلکه آرامش بیشتری خواهید داشت.

حتی زمانی که مشغول تایپ کردن هستید با گفتن «بله بله» این احساس را به دیگران القا کنید که به سخنان آنها نیز گوش می‌دهید. استنباط آنها نیزاز این رفتار این خواهد بود که شما در انجام دادن همزمان چند کار با هم توانمند هستید.

منبع: Madame Figaro
دنیای اقتصاد

کانال تلگرامی عشق پول،دنیای تجارت کلیک کنید