گزارش بنویسید و در شغل‌تان پیشرفت کنید

محمد فاضلی – عضو هیئت علمی دانشگاه شهید بهشتی

 من آموخته‌ام که بخش مهمی از بی‌تصمیمی، ناکارآمدی، قفل‌شدگی و فشل بودن سازمان‌های عمومی، نتیجه کیفیت گزارش‌هایی است که در آنها نوشته می‌شود. چرا چنین است؟

 آن‌چه اغلب تحت عنوان گزارش در سازمان‌ها ارائه می‌شود، فقط چند اسلاید است و هیچ متن پشتیبانی برای آن وجود ندارد. چنان نیست که آن اسلایدها از گزارش مؤثری خلاصه و تهیه شده باشند؛ و عمق گزارش‌ها و شناخت سازمان از مساله در حد همان چند اسلاید است.

 اسلایدها معمولاً بین‌نسلی هستند، یعنی اولین نسل این اسلاید چندین سال قبل تهیه شده و به تدریج داده‌ها و صفحات جدیدی به آن اضافه و بارها در جلسات مختلف ارائه شده است. گاه اکثر اعضای جلسه به یاد می‌آورند که تاکنون چندین بار این اسلایدها را دیده‌اند.

 اسلایدها اغلب برای خسته کردن و گنگ‌سازی طراحی می‌شوند (اغلب غیرعامدانه). طراحان اسلایدها معمولاً ده‌ها و گاه صدها قلم داده و نمودار را در اسلایدها می‌گنجانند و وقتی برای مثال 15 دقیقه زمان در اختیار دارند، شصت هفتاد اسلاید برای ارائه در جلسه می‌آورند. این‌ها همان اسلایدهای تاریخی بین‌نسلی هستند که برای هر جلسه‌ای، دستی به سر و روی آن‌ها کشیده می‌شود.

 اسلایدهای اول، حاوی مقدمات و تاریخچه است و اغلب جلسات فقط به بحث درباره همین مقدمات می‌گذرد و فرصت به طرح اسلایدهای جدی (اگر واقعاً وجود داشته باشد) نمی‌رسد. اغلب توجه نمی‌شود که اگر 15 دقیقه وقت دارید، حداکثر می‌توانید مثلاً ده اسلاید روشن و با حجم داده‌های اندک داشته باشید نه پنجاه اسلاید.

 نکته مهم‌تر اما هنوز باقیست. «گزارش مؤثر چیست؟» تأثیر هر گزارش را باید چگونه سنجید؟ مدیران در دولت و سایر دستگاه‌های عمومی نیاز دارند تصمیم بگیرند. آن‌ها اغلب فضای مبهمی پیش رو دارند که تصمیم گرفتن را سخت می‌کند و غالباً حداقل چند چیز را نمی‌دانند:

اول، چند گزینه تصمیم پیش رو قرار دارد؟

دوم، هزینه و فایده هر گزینه تصمیم چیست؟

سوم، ملزومات اجرای هر گزینه تصمیم چیست؟

چهارم، موانع به هدف رسیدن هر گزینه تصمیم چیست؟

پنجم، نسبت هر گزینه تصمیم سیاست‌ها و اهداف سازمان چیست؟

 مدیران دولتی می‌دانند که باید بابت تصمیم‌های‌شان پاسخ‌گو باشند. این پاسخ‌گویی در قالب‌های مختلف رخ می‌دهد: سازمان بازرسی، خروجی عملکرد سازمان، افکار عمومی، حفظ یا از دست دادن پست یا قضاوت تاریخ و آینده سیاسی و اداری فرد. آن‌ها بر اساس پاسخ به این سؤالات، می‌توانند درباره جایگاه خودشان و گزینه تصمیم و اقدام‌شان تصمیم‌گیری کنند.

 گفته می‌شود گزارش مؤثر در دستگاه عمومی، گزارشی است که «مدیر را به در پیش گرفتن یک گزینه تصمیم تشویق می‌کند.» بنابراین گزارش باید بتواند به شکلی مستدل، ظرفیت حذف برخی گزینه‌ها از روی میز مدیر را داشته باشد، و دست او را برای پرسه زدن میان گزینه‌ها ببندد.

 گزارش‌های کارشناسان در دستگاه‌های عمومی – که اغلب همان اسلایدهای بدطراحی‌شده بدون هیچ متن پشتیبان هستند – هیچ ابهام مهمی را از ذهن مدیر رفع نمی‌کنند، و بعد از ارائه گزارش – اگر فرصت برای ارائه همه اسلایدها باشد – مدیران به همان اندازه قبل، ابهام دارند.

مدیران ارشد در فضای ابهام، اغلب تصمیم می‌گیرند تصمیم نگیرند و آن‌را به جلسات دیگری ارجاع دهند، و دستگاه فشل می‌شود.

تجویز راهبردی

 اگر می‌خواهید به حل مسائل سازمان‌تان کمک و ‌در شغل خودتان پیشرفت کنید «گزارش‌های مؤثر» بنویسید. پرسش‌های زیر را از خودتان بپرسید و مؤثر بودن گزارش‌تان را ارزیابی کنید.

آیا گزارشی نوشته‌ام و از آن اسلاید استخراج کرده‌ام یا فقط چند برگ اسلاید دارم؟

 آیا قادرم اسلایدهایم را در زمان تعیین‌شده، به شکل قانع‌کننده ارائه و تمام کنم؟

 آیا گزارشم همه گزینه‌های مهم تصمیم را تجزیه و تحلیل می‌کند؟

 آیا بر اساس گزارشم قادرم مدیر را به پذیرش یک گزینه تصمیم تشویق کنم و به حذف اغلب گزینه‌های تصمیم نامناسب برسم؟

 گزارشم چقدر از ابهامات مدیر را برطرف کرده و دست او را برای گریز از تصمیم‌گیری می‌بندد؟

 آیا مدیر با گزارش من به گزینه تصمیم نزدیک‌تر می‌شود یا هنوز فرصت می‌یابد که موضوع را به جلسه و بررسی‌های دیگر ارجاع بدهد؟

سؤال آخر: آیا نوشتن گزارش مؤثر را آموزش دیده‌ام یا عادت‌های عمومی گزارش نوشتن در سازمان را تکرار می‌کنم؟ پاسخ این پرسش‌ها بر پیشرفت شغلی شما مؤثرند.